Kiekvienas biuras turi savo nematomą laiko siurbą. Tai nėra sudėtingi projektai ar reikalaujantys susitikimai – tai smulkūs, pasikartojantys veiksmai, kurie atskirai atrodo nereikšmingi, bet per mėnesį sudaro dešimtis prarastų valandų. Dokumento paieška el. pašto gelmėse. Sąskaitos faktūros perrašymas iš vienos sistemos į kitą. Sutarties versijos tikrinimas – ar tai paskutinis variantas, ar prieš tai buvęs?
Įdomiausia, kad daugelis įmonių šiuos laiko nuostolius tiesiog priima kaip duotybę. „Taip visada buvo” – sakoma, kai kas nors paklausia, kodėl paprasčiausias dokumentas keliauja per penkias rankas, kol pasiekia reikiamą žmogų.
Pagalbiniai darbai – nematoma darbo dalis
Terminas „pagalbiniai darbai” skamba neįspūdingai, ir galbūt todėl jiems skiriama tiek mažai dėmesio. Tačiau pabandykite suskaičiuoti, kiek laiko per savaitę jūsų komanda skiria štai šiems dalykams:
Dokumentų paieška. Tyrimai rodo, kad vidutinis biuro darbuotojas kasdien praleidžia nuo dvidešimties minučių iki valandos ieškodamas reikiamos informacijos. Failas buvo išsiųstas el. paštu? O gal įkeltas į bendrą aplanką? O gal liko kolegos kompiuteryje, kuris šiandien dirba nuotoliniu būdu?
Dokumentų derinimas ir tvirtinimas. Sutartis parengta, bet reikia trijų parašų. Vienas vadovas atostogauja, kitas užmiršo, trečias nežino, kad jo eilė. Praėjo savaitė – dokumentas vis dar „procese”.
Duomenų perkėlimas tarp sistemų. Informacija iš gautos sąskaitos perrašoma į buhalterinę programą. Kliento duomenys iš užklausos formos perkeliami į CRM. Kiekvienas toks veiksmas – tai ne tik laikas, bet ir klaidos tikimybė.
Archyvavimas ir saugojimas. Dokumentai kaupiasi, segtuvai pilnėja, niekas tiksliai nežino, ką galima išmesti ir ką būtina saugoti. Kartą per metus kažkas bando „susitvarkyti” – ir nustoja po dviejų valandų.
Kai technologija perima rutiną
Dokumentų valdymo sistemos nėra naujiena, tačiau jų galimybės per pastaruosius kelerius metus pasikeitė iš esmės. Šiandien dvs sistema gali ne tik saugoti failus vienoje vietoje, bet ir automatizuoti didelę dalį tų nematomų pagalbinių darbų.
Kaip tai veikia praktiškai? Dokumentas nuskenuojamas ar įkeliamas į sistemą – ji automatiškai atpažįsta tipą, priskiria kategoriją, ištraukia reikiamus duomenis. Jei tai sąskaita – datos, sumos, tiekėjo informacija patenka į atitinkamus laukus be rankinio įvedimo.
Derinimo procesai tampa skaidrūs. Sistema žino, kieno eilė tvirtinti, siunčia priminimus, leidžia pasirašyti elektroniniu būdu iš bet kur. Vadovas atostogauja? Jis gali patvirtinti dokumentą telefonu per minutę, o ne grįžęs po dviejų savaičių.
Paieška veikia kitaip. Užuot prisiminę, kokiu pavadinimu išsaugojote failą, galite ieškoti pagal turinį, datą, autorių, klientą ar bet kurį kitą parametrą. Tai, kas anksčiau užtrukdavo penkiolika minučių, dabar trunka penkiolika sekundžių.
Ne tik laiko, bet ir ramybės klausimas
Yra dar vienas aspektas, apie kurį retai kalbama. Nuolatinis smulkių administracinių darbų srautas kuria foninį stresą. Žmogus nuolat jaučia, kad kažkas nepadaryta, kažkur guli neapdorotas dokumentas, kažkam reikia priminti. Tai eikvoja ne tik laiką, bet ir psichinę energiją.
Kai rutininiai procesai automatizuoti, darbuotojas gali sutelkti dėmesį į tai, kas iš tiesų reikalauja žmogiško mąstymo – bendravimą su klientais, sprendimų priėmimą, kūrybines užduotis. Paradoksalu, bet technologija čia padeda žmonėms būti labiau žmonėmis, o ne administravimo robotais.
Nuo ko pradėti
Įmonės dažnai atidėlioja dokumentų valdymo skaitmeninimą, nes atrodo, kad tai didelis ir sudėtingas projektas. Iš dalies tai tiesa – jei bandote pakeisti viską vienu metu. Tačiau praktiškesnis kelias – pradėti nuo vieno proceso.
Pasirinkite labiausiai skaudantį tašką. Galbūt tai sąskaitų apdorojimas? Sutarčių derinimas? Atostogų prašymų administravimas? Automatizuokite vieną sritį, išmatuokite rezultatą, tada eikite prie kitos.
Dažniausiai jau po pirmo žingsnio tampa aišku, kiek laiko iš tiesų buvo švaistoma kasdien. Ir tas suvokimas motyvuoja judėti toliau labiau nei bet kokie teoriniai argumentai.
